MICE и международные деловые мероприятия
В другой стране к программе и площадке добавляется работа, которой дома просто нет. Мы организуем международные деловые мероприятия и берём эту работу на себя.
Наши проекты проходили в Туркменистане, Азербайджане, Кыргызстане и Узбекистане, выставочные — в Барселоне и Шанхае.
Среди наших клиентов
Что мы называем MICE
MICE — meetings, incentives, conferences, exhibitions: деловые встречи, мотивационные поездки, конференции и выставки. Главное для нас — деловая часть: само событие и подготовка к нему в другой стране — правила страны, подрядчики, площадка, участники. Перелёты, проживание и трансферы, в том числе поездки сотрудников за рубеж, тоже организуем: бронируем сами или через тревел-агентство — в зависимости от бюджета. Это форум или конференция для ваших партнёров, пространство бренда на международном саммите, участие в зарубежной выставке.
Что меняется за границей
Документы и правила страны
Участникам могут понадобиться визы, а самому мероприятию — разрешения и согласования по местным правилам. Их выясняем первыми: от них зависит весь график подготовки.
Подрядчики на месте
Сцену, технику и застройку делают местные профильные подрядчики. Мы их находим, проверяем и координируем, а концепция, бюджет и управление проектом остаются у нашей команды.
Оборудование через границу
Не всё можно найти на месте. Ввозить оборудование через границу нам приходилось и на выставках — стенды Kazakhtelecom мы доставляли в Испанию и Китай, — и на медиафасаде в Ташкенте, где оборудование ещё и растаможивали.
Решения на расстоянии
Пока решения принимают у вас в офисе, на площадке за тысячи километров идёт подготовка. Мы сами следим за сроками и напоминаем о решениях, которые нужны к дате, чтобы работа не вставала. И у проекта один ответственный: за реализацию отвечает назначенный руководитель проекта ROI Group. Ответственность сторон определяется договором.
Где мы это делали
Форум в Туркменистане
В Туркменистане свои правила для международных событий, и подготовку форума мы строили вокруг них. Площадку, деловую программу и работу с участниками вели мы, на месте с нами работали местные подрядчики.
Пространство бренда на саммите в Азербайджане
Саммит проводил свой организатор, а за пространство Visa на нём отвечали мы: концепция, застройка и оснащение зоны, координация подрядчиков и работа зоны оба дня. Как устроены такие проекты — на странице бренд-зон.
Выставки в Испании и Китае
Три года подряд Kazakhtelecom выходил на Mobile World Congress в Барселоне и Шанхае, всего пять выставочных проектов. Как готовим участие в зарубежной выставке — на странице выставочных проектов.
Международным событие делает и аудитория: Kcell Eurasian Mobile Summit мы организовывали в Алматы для технологической индустрии, бизнеса и международных компаний. Как устроен такой саммит — на странице конференций.
От чего зависит бюджет
Международное событие считаем под страну и задачу. Сильнее всего на смету влияют:
- что везти, а что найти на месте — перевозка и таможня против местных подрядчиков и аренды;
- требования страны к мероприятию и его участникам;
- сколько дней наша команда работает в стране — подготовка, монтаж, само событие;
- одно событие или серия — в одной стране или в нескольких.
Налоговые и валютные риски проекта в другой стране обсуждаем до согласования сметы.
Вопросы о MICE и международных мероприятиях
Что такое MICE-мероприятия и что вы берёте на себя?
MICE означает meetings, incentives, conferences, exhibitions: деловые встречи, мотивационные поездки, конференции и выставки. ROI Group в MICE-проектах отвечает прежде всего за деловую часть: событие и подготовку к нему в другой стране. Перелёты, проживание и трансферы тоже организуем, бронируем сами или через тревел-агентство в зависимости от бюджета.
В каких странах вы проводили международные деловые мероприятия?
Международные проекты ROI Group проходили в Туркменистане, Азербайджане, Кыргызстане и Узбекистане, выставочные в Барселоне и Шанхае. На Visa Forum в Ашхабаде 27 ноября 2024 года мы вели площадку, деловую программу и координацию участников, на месте работали местные подрядчики. В Баку в июне 2026 года мы отвечали за пространство Visa на банковском саммите.
Какие разрешения нужны для мероприятия за границей?
Разрешения для мероприятия за границей зависят от страны: участникам могут понадобиться визы, самому событию разрешения и согласования по местным правилам. Эти требования выясняем первыми, потому что от них зависит весь график подготовки. Назовите страну, город и даты, и мы скажем, что нужно проверить в первую очередь.
От чего зависит бюджет международного мероприятия и кто учитывает налоги и курс валют?
Смету международного мероприятия двигают четыре вещи: перевозка или поиск на месте, требования страны, число дней работы нашей команды в ней, одно событие или серия. Налоговые и валютные риски проекта в другой стране обсуждаем до согласования сметы.
Как доставить оборудование и стенды на мероприятие за рубежом?
Оборудование для зарубежного мероприятия частично находим на месте, остальное везём через границу. Стенды Kazakhtelecom мы доставляли в Испанию и Китай, оборудование медиафасада в Ташкенте ещё и растаможивали. Перевозка с таможней или местные подрядчики с арендой: этот выбор считаем в смете.
Расскажите, где пройдёт событие
Назовите страну, город и даты, кого вы собираете и что уже решено. Скажем, что нужно выяснить в этой стране в первую очередь, и предложим, как распределить работу между нашей командой и местными подрядчиками.
Обсудить международное мероприятие+7 771 071 88 74office@roimedia.kz
Если нужно выбрать формат делового события — деловые события.