Организация деловых мероприятий
Деловое мероприятие — это разговор компании с конкретными людьми: с отраслью, с прессой, с партнёрами, с теми, кто впервые увидит новый продукт. От того, с кем и о чём вы говорите, зависит формат, а от формата — всё остальное: площадка, программа, техника, список приглашённых. Мы помогаем выбрать формат и организуем деловые мероприятия — от первой сметы до встречи гостей у входа.
Мы работаем из Алматы с 2015 года. Наши деловые события проходили в Алматы, Туркестане и Ашхабаде, среди заказчиков — Visa, Kcell и Halyk.
Среди наших клиентов
Начните с задачи
Компании проводят бизнес-мероприятия ради одной из пяти задач. Найдите свою — под ней формат и ссылка на подробную страницу.
Собрать отрасль вокруг темы
Конференция, форум или саммит. Подходит, когда у отрасли есть общая повестка и ей нужна сцена. Наши примеры — IT-конференция Halyk OIY Tech и Kcell Eurasian Mobile Summit, где ROI Group была организатором.
Рассказать новость прессе
Пресс-конференция или пресс-тур. Журналисту мало пресс-релиза: ему нужен повод, который можно увидеть и снять. Для запуска 5G Kcell в Туркестане мы собрали программу для журналистов и блогеров из трёх городов Казахстана.
Показать продукт или технологию
Презентация или запуск. Технологию проще понять, когда её видно в работе. В том же Туркестане 5G показывали в три шага: виртуальный полёт над городом, презентация в «Караван Сарае» и финал на крыше Farab Library, рядом с установленным оборудованием.
Поблагодарить партнёров
Клиентское или партнёрское событие: итоги года, общение, награды. Так устроен Visa Day — ежегодная встреча Visa с банками и партнёрами. В 2024 году мы провели его в ГАТОБ имени Абая и построили вечер вокруг темы «Времена года»: от оформления зала до церемонии награждения.
Провести событие в другой стране
Международное деловое мероприятие. Кроме программы, нужно разобраться с правилами страны и найти тех, кто будет работать на месте. Так мы проводили форум Visa в Ашхабаде: площадка, деловая программа и участники — на нас, на месте — местные подрядчики.
Если гости — ваши сотрудники, смотрите корпоративные мероприятия. Если ваш бренд — партнёр чужого события и ему нужно своё пространство на нём, это задача для бренд-зоны: такую мы построили для Visa на International Finance & Banking Summit в Баку.
Вы отвечаете перед гостями, мы — за событие
У любого делового события есть люди, перед которыми отвечает заказчик: руководство, партнёры, клиенты. Наша задача — чтобы вам было что им показать и не пришлось каждый день управлять агентством.
Мы ведём проект сами: готовим концепцию и смету, подбираем площадку под формат и число гостей, координируем подрядчиков и участников, следим за графиком и заранее говорим, когда нужно ваше решение. Решения по бюджету и согласования остаются за вами. Если задача требует, добавляем семинары и тренинги, онлайн- или гибридный формат с трансляцией, синхронный перевод, кейтеринг, артистов и ведущих.
Сцену, технику и конструкции поручаем профильным подрядчикам и управляем их работой. За реализацию отвечает назначенный руководитель проекта ROI Group. Ответственность сторон определяется договором. Корпоративные документы для закупок предоставляем по запросу.
От чего зависит бюджет
Стоимость делового мероприятия задаёт не название формата, а его масштаб. Пресс-тур и двухдневный саммит на нескольких площадках — оба деловые события, но сметы у них несравнимы. Сильнее всего на бюджет влияют число гостей, залов и сцен, площадка, техника и конструкции, а также поездки участников из других городов и стран.
Типового прайса нет. Смету считаем на согласованный состав события. Если рамка бюджета задана, покажем, что в неё помещается. Меняются вводные — показываем, как это отражается на бюджете, и только потом идём дальше.
Вопросы об организации деловых мероприятий
Какой формат делового мероприятия выбрать?
Формат делового мероприятия зависит от того, с кем и о чём говорит компания. Для отрасли это конференция или саммит, как Kcell Eurasian Mobile Summit. Для прессы пресс-тур, как на запуске 5G Kcell в Туркестане. Для партнёров вечер с награждением, как Visa Day.
Как закупкам проверить агентство для организации мероприятия?
Для проверки контрагента: ТОО «ROI Group», БИН 151240005397, компания работает с 2015 года и состоит в ЦАРА. У неё есть EcoVadis Silver Medal 2026, независимая оценка устойчивого развития. Работаем по договору, корпоративные документы для закупок предоставляем по запросу на office@roimedia.kz.
Какие условия оплаты у агентства при организации делового мероприятия?
Условия оплаты делового мероприятия задаёт договор, и они зависят от клиента и проекта. Единого стандарта у нас нет: порядок платежей, включая отдельные затраты и оплату подрядчиков, обсуждаем вместе со сметой, до старта работ.
Что остаётся за заказчиком при организации делового мероприятия?
За заказчиком делового мероприятия остаются решения по бюджету и согласования. Всё остальное ведём мы: концепцию и смету, площадку, подрядчиков и участников, график. Когда нужно ваше решение, говорим об этом заранее, чтобы вам не пришлось каждый день управлять агентством.
Как не выйти за бюджет делового мероприятия?
Смету делового мероприятия считаем на согласованный состав события: число гостей, залов и сцен, площадку, технику и конструкции, поездки участников. Если рамка бюджета задана, показываем, что в неё помещается. Меняются вводные: сначала показываем, как это отражается на бюджете, и только потом идём дальше.
Расскажите о событии
Формат знать заранее не обязательно. Напишите, кого хотите собрать и зачем, где и когда нужна встреча. Ответим, какой формат подходит и с чего начать расчёт бюджета.
Обсудить мероприятие