Организация конференций
Конференцию запоминают по выступлениям и разговорам в перерывах. А держится она на том, чего участник почти не замечает: секции идут по таймингу, спикер выходит на сцену в свою минуту, гость с порога понимает, где регистрация и в каком зале нужная сессия. Этим мы и занимаемся — организуем конференции, форумы и саммиты: от концепции до последней секции.
Мы работаем из Алматы и проводим деловые события в Казахстане и за его пределами. Среди них — международный саммит Kcell в Алматы и форум Visa в Ашхабаде.
Среди наших клиентов
Программа — каркас события
Люди приходят на конференцию за содержанием, и вокруг него строится всё остальное. Вместе с вами раскладываем программу по сессиям и залам, считаем тайминг, решаем, где нужен доклад, где панельная дискуссия, а где пауза для общения.
С каждым спикером заранее согласуем время, презентацию, технические требования и выход на сцену, а в день события ведём его по минутам. Если секции идут в нескольких залах сразу, координация спикеров и модераторов становится главной задачей дня.
Часть спикеров обычно рекомендует заказчик; если нужно, по вашему запросу готовим подборку кандидатов и предлагаем её на согласование.
Площадка, сцены и техника
Зал подбираем под формат и число участников, собственных площадок у нас нет. Дальше делим пространство: главная сцена, залы для секций, при необходимости открытая сцена в фойе.
Звук, свет, экраны и видео ставят профильные подрядчики под нашим управлением. Наша задача — чтобы техника на всех сценах работала по одному сценарию и одному таймингу, а смена спикеров не превращалась в паузу. Если часть аудитории подключается удалённо, проводим конференцию онлайн или в гибридном формате с трансляцией; для международного состава организуем синхронный перевод.
Регистрация и потоки участников
Когда на событии сотни людей и несколько залов, движение по площадке нужно продумать так же тщательно, как сетку выступлений. Где гость регистрируется и сколько ждёт, как находит свою секцию, где встречают спикеров и почётных гостей, где удобно продолжить разговор после сессии. По регистрации и навигации участник судит об организации ещё до первого доклада. На Kcell Eurasian Mobile Summit и Halyk OIY Tech мы делали онлайн-регистрацию, печать бейджей и мобильное приложение для участников, а на EMS — ещё навигацию и VIP-зоны.
Конференция, форум, саммит
Эти слова часто используют как синонимы. Для нас разница — в том, кто в зале. Покажем на своих проектах.
Конференция: Halyk OIY Tech 2026
Конференция собирает специалистов одной темы. На вторую конференцию Halyk OIY Tech пришло 860 регистраций: IT-специалисты, бизнес и молодые специалисты, в программе — AI-агенты, данные, платёжные технологии, кибербезопасность. Мы организовали её под ключ, от концепции до реализации: оформление, сцена и техника, регистрация, зоны для гостей и работа на площадке.
Саммит: Kcell Eurasian Mobile Summit
Саммит собирает всю отрасль: технологические компании, бизнес, международных игроков. Два дня участники работали на нескольких площадках: более 1 000 участников и спикеров, 47 тематических секций о мобильных технологиях, искусственном интеллекте и новых бизнес-моделях. ROI Group была организатором саммита: от сцен и техники до регистрации, навигации и VIP-зон, а также коммуникационное сопровождение и продвижение.
Форум: Visa в Ашхабаде
Форум собирает партнёров одного бренда. «Visa Forum: 30 Years of Innovation and Digital Transformation in Central Asia and Turkmenistan» объединил ключевых партнёров Visa в Yyldyz Hotel. Мы отвечали за подготовку и проведение форума — от площадки и деловой программы до работы с участниками.
Если конференция за рубежом
Офисов за рубежом у нас нет: на месте работаем с локальными подрядчиками, а управление проектом остаётся за нашей командой. Так устроены наши проекты в пяти странах региона. Подробнее о выездных и международных деловых событиях — на странице MICE и международные мероприятия.
Если задача другая
- Нужно выбрать формат делового события — Деловые события.
- Нужно объявить новость журналистам — пресс-конференции и пресс-туры.
- Запускаете продукт или открываете пространство — презентации и запуски.
- Встреча с клиентами и партнёрами — клиентские и партнёрские мероприятия.
- Ваш бренд — партнёр конференции, и ему нужна своя зона — бренд-зоны, как у Visa на банковском саммите в Баку.
Вопросы об организации конференций
Сколько стоит организация конференции и что нужно для расчёта?
Стоимость организации конференции зависит от масштаба, площадки, числа сцен и залов, техники и согласований. Для первого расчёта пришлите тему, дату и город, ожидаемое число участников. Скажите, нужен один зал или параллельные секции и что уже есть: площадка, спикеры, черновик программы.
Кто ищет спикеров для конференции?
Часть спикеров конференции обычно рекомендует заказчик, по вашему запросу мы готовим подборку кандидатов и предлагаем её на согласование. С каждым спикером заранее согласуем время, презентацию, технические требования и выход на сцену. В день события ведём его по минутам, при параллельных секциях это становится главной задачей дня.
Делаете ли вы регистрацию, бейджи и приложение для участников конференции?
Онлайн-регистрацию, печать бейджей и мобильное приложение для участников конференции мы делали на Kcell Eurasian Mobile Summit и Halyk OIY Tech. На саммите Kcell к этому добавились навигация и VIP-зоны. Движение по площадке продумываем заранее: где гость регистрируется, как находит свою секцию, где встречают спикеров и почётных гостей.
Чем конференция отличается от форума и саммита?
Конференция собирает специалистов одной темы, саммит всю отрасль, форум партнёров одного бренда. На Halyk OIY Tech 2026 было 860 регистраций. На Kcell Eurasian Mobile Summit собралось более 1 000 участников и спикеров, в программе 47 секций. Visa Forum в Ашхабаде объединил ключевых партнёров Visa.
Можно ли провести конференцию в гибридном формате с синхронным переводом?
Конференцию можно провести онлайн или в гибридном формате с трансляцией, для международного состава организуем синхронный перевод. Звук, свет, экраны и видео ставят профильные подрядчики под нашим управлением. Наша задача: свести технику всех сцен в один сценарий и один тайминг, чтобы смена спикеров не превращалась в паузу.
Расскажите о конференции
Для первого расчёта пришлите:
- тему, дату и город;
- сколько участников ждёте;
- формат: один зал или параллельные секции;
- что уже есть: площадка, спикеры, черновик программы.
Прайса и типового срока у нас нет: бюджет и подготовка зависят от масштаба, площадки, числа сцен и залов, техники и согласований. Предложим концепцию и формат, посчитаем бюджет.
Обсудить конференцию