Конференцияларды ұйымдастыру
Конференция баяндамаларымен және үзілістегі әңгімелерімен есте қалады. Ал оның тірегі — қатысушы байқай бермейтін нәрселер: секциялар уақыт кестесімен жүреді, спикер сахнаға өз минутында шығады, қонақ есіктен кірген сәттен-ақ тіркеудің қайда екенін және керекті сессияның қай залда өтетінін түсінеді. Біз дәл осымен айналысамыз: конференцияларды, форумдар мен саммиттерді тұжырымдамадан бастап соңғы секцияға дейін ұйымдастырамыз.
Біздің кеңсеміз Алматыда, ал іскерлік іс-шараларды Қазақстанда да, одан тыс жерлерде де өткіземіз. Солардың қатарында — Алматыдағы Kcell халықаралық саммиті және Ашхабадтағы Visa форумы.
Клиенттеріміздің арасында
Бағдарлама — іс-шараның негізі
Адамдар конференцияға мазмұн үшін келеді, қалғанының бәрі соның төңірегінде құрылады. Сізбен бірге бағдарламаны сессиялар мен залдарға бөлеміз, уақыт кестесін есептейміз, қай жерге баяндама, қай жерге панельдік талқылау, ал қай жерге қарым-қатынасқа арналған үзіліс керек екенін шешеміз.
Әр спикермен уақытты, презентацияны, техникалық талаптарды және сахнаға шығу тәртібін алдын ала келісеміз, ал іс-шара күні оны минут бойынша сүйемелдейміз. Секциялар бірнеше залда қатар өтсе, спикерлер мен модераторларды үйлестіру күннің басты міндетіне айналады.
Спикерлердің бір бөлігін әдетте тапсырыс беруші ұсынады; қажет болса, сіздің сұрауыңыз бойынша үміткерлер тізімін іріктеп, келісуге ұсынамыз.
Алаң, сахналар және техника
Залды форматқа және қатысушылар санына қарай таңдаймыз, меншікті алаңдарымыз жоқ. Содан кейін кеңістікті бөлеміз: басты сахна, секцияларға арналған залдар, қажет болса фойедегі ашық сахна.
Дыбысты, жарықты, экрандар мен бейнені біздің басқаруымыздағы бейінді мердігерлер орнатады. Біздің міндетіміз — барлық сахнадағы техника бір сценарий мен бір уақыт кестесі бойынша жұмыс істеуі, ал спикерлердің ауысуы бос үзіліске айналмауы. Аудиторияның бір бөлігі қашықтан қосылатын болса, конференцияны онлайн немесе трансляциясы бар гибридті форматта өткіземіз; халықаралық құрам үшін ілеспе аударма ұйымдастырамыз.
Тіркеу және қатысушылар ағыны
Іс-шараға жүздеген адам жиналып, бірнеше зал қатар жұмыс істегенде, алаңдағы қозғалысты баяндамалар кестесі сияқты мұқият ойластыру керек. Қонақ қай жерде тіркеледі және қанша күтеді, өз секциясын қалай табады, спикерлер мен құрметті қонақтарды қай жерде қарсы алады, сессиядан кейін әңгімені қай жерде жайлы жалғастыруға болады. Қатысушы ұйымдастырудың сапасын бірінші баяндамаға дейін-ақ тіркеу мен навигацияға қарап бағалайды. Kcell Eurasian Mobile Summit пен Halyk OIY Tech-те біз онлайн-тіркеуді, бейдж басып шығаруды және қатысушыларға арналған мобильді қосымшаны жасадық, ал EMS-те навигация мен VIP-аймақтарды да ұйымдастырдық.
Конференция, форум және саммит
Бұл сөздерді жиі синоним ретінде қолданады. Біз үшін айырмашылық — залда кім отырғанында. Мұны өз жобаларымыздың мысалында көрсетейік.
Конференция: Halyk OIY Tech 2026
Конференция бір тақырыптағы мамандардың басын қосады. Екінші Halyk OIY Tech конференциясына 860 тіркеу түсті: IT-мамандар, бизнес өкілдері мен жас мамандар, бағдарламада — AI-агенттер, деректер, төлем технологиялары, киберқауіпсіздік. Біз оны тұжырымдамадан бастап іске асыруға дейін толық ұйымдастырдық: безендіру, сахна мен техника, тіркеу, қонақтарға арналған аймақтар және алаңдағы жұмыс.
Саммит: Kcell Eurasian Mobile Summit
Саммит бүкіл саланы біріктіреді: технологиялық компанияларды, бизнесті, халықаралық ойыншыларды. Екі күн бойы қатысушылар бірнеше алаңда жұмыс істеді: 1 000-нан астам қатысушы мен спикер, мобильді технологиялар, жасанды интеллект және жаңа бизнес-модельдер туралы 47 тақырыптық секция. ROI Group саммиттің ұйымдастырушысы болды: сахналар мен техникадан бастап тіркеу, навигация және VIP-аймақтарға дейін, коммуникациялық сүйемелдеу мен жылжытуды қоса алғанда.
Форум: Ашхабадтағы Visa
Форум бір брендтің серіктестерін жинайды. «Visa Forum: 30 Years of Innovation and Digital Transformation in Central Asia and Turkmenistan» Yyldyz Hotel-де Visa-ның негізгі серіктестерін біріктірді. Біз форумды дайындауға және өткізуге жауап бердік — алаң мен іскерлік бағдарламадан бастап қатысушылармен жұмысқа дейін.
Конференция шетелде өтсе
Шетелде кеңселеріміз жоқ: орнында жергілікті мердігерлермен жұмыс істейміз, ал жобаны басқару біздің командамызда қалады. Өңірдің бес еліндегі жобаларымыз осылай құрылған. Көшпелі және халықаралық іс-шаралар туралы толығырақ — MICE және халықаралық іскерлік іс-шаралар бетінде.
Егер міндет басқа болса
- Іскерлік іс-шараның форматын таңдау керек — Іскерлік іс-шаралар.
- Жаңалықты журналистерге жариялау керек — баспасөз конференциялары мен пресс-турлар.
- Жаңа өнім ұсынасыз немесе кеңістік ашасыз — таныстырылымдар және өнімдерді нарыққа шығару.
- Клиенттермен және серіктестермен кездесу — клиенттер мен серіктестерге арналған іс-шаралар.
- Брендіңіз — конференция серіктесі және оған өз аймағы керек — бренд-аймақтар, мысалы, Бакуде өткен банк саммитіндегі Visa.
Конференцияларды ұйымдастыру туралы сұрақтар
Конференция ұйымдастыру қанша тұрады және есептеуге не керек?
Конференция ұйымдастырудың құны көлемге, алаңға, сахналар мен залдар санына, техникаға және келісулерге байланысты. Алғашқы есептеу үшін тақырыбын, күні мен қаласын, күтілетін қатысушылар санын жіберіңіз. Бір зал керек пе, әлде қатар өтетін секциялар ма, және қазір не бар екенін айтыңыз: алаң, спикерлер, бағдарламаның алғашқы нұсқасы.
Конференцияға спикерлерді кім іздейді?
Конференция спикерлерінің бір бөлігін әдетте тапсырыс беруші ұсынады, сіздің сұрауыңыз бойынша үміткерлер тізімін іріктеп, келісуге ұсынамыз. Әр спикермен уақытты, презентацияны, техникалық талаптарды және сахнаға шығу тәртібін алдын ала келісеміз. Іс-шара күні оны минут бойынша сүйемелдейміз, секциялар қатар өтсе, бұл күннің басты міндетіне айналады.
Конференция қатысушыларына тіркеу, бейдж және қосымша жасайсыз ба?
Конференция қатысушыларына онлайн-тіркеуді, бейдж басып шығаруды және мобильді қосымшаны Kcell Eurasian Mobile Summit пен Halyk OIY Tech-те жасадық. Kcell саммитінде бұларға навигация мен VIP-аймақтар қосылды. Алаңдағы қозғалысты алдын ала ойластырамыз: қонақ қай жерде тіркеледі, өз секциясын қалай табады, спикерлер мен құрметті қонақтарды қай жерде қарсы алады.
Конференцияның форум мен саммиттен айырмашылығы неде?
Конференция бір тақырыптағы мамандарды жинайды, саммит бүкіл саланы, форум бір брендтің серіктестерін. Halyk OIY Tech 2026-ға 860 тіркеу түсті. Kcell Eurasian Mobile Summit-ке 1 000-нан астам қатысушы мен спикер жиналды, бағдарламада 47 секция болды. Ашхабадтағы Visa Forum Visa-ның негізгі серіктестерін біріктірді.
Конференцияны ілеспе аудармамен гибридті форматта өткізуге бола ма?
Конференцияны трансляциясы бар онлайн немесе гибридті форматта өткізуге болады, халықаралық құрам үшін ілеспе аударма ұйымдастырамыз. Дыбысты, жарықты, экрандар мен бейнені біздің басқаруымыздағы бейінді мердігерлер орнатады. Біздің міндетіміз: барлық сахнадағы техниканы бір сценарий мен бір уақыт кестесіне біріктіру, сонда спикерлердің ауысуы бос үзіліске айналмайды.
Конференцияңыз туралы айтып беріңіз
Алғашқы есептеу үшін мыналарды жіберіңіз:
- тақырыбы, күні және қаласы;
- қанша қатысушы күтесіз;
- форматы: бір зал ма, әлде қатар өтетін секциялар ма;
- қазір не бар: алаң, спикерлер, бағдарламаның алғашқы нұсқасы.
Бізде баға тізімі мен типтік мерзім жоқ: бюджет пен дайындық іс-шараның көлеміне, алаңға, сахналар мен залдар санына, техникаға және келісулерге байланысты. Тұжырымдама мен форматты ұсынамыз, бюджетті есептейміз.
Конференцияны талқылау2. Қандай деректер. roigroup.agency сайтындағы нысанда сіз қалдыратын аты-жөніңіз, компания атауы, телефон, e-mail және міндеттің сипаттамасы.
3. Не үшін. Сізбен байланысу, міндетті нақтылау және жоба бойынша ұсыныс дайындау үшін. Сіздің келісіміңізсіз хабарлама таратпаймыз.
4. Қалай сақтаймыз. Деректер бізге Telegram-ға және Тильда сайт құрастырушысының өтінімдер бөліміне келеді. Оларға тек өтінімдермен жұмыс істейтін қызметкерлердің ғана қолжетімділігі бар. Деректерді жауап беру және шарт жасасу үшін қажет болғанша сақтаймыз және сіздің өтінішіңіз бойынша жоямыз.
5. Кімге береміз. Нысандағы деректер тек өтінім жетуі үшін қажет сервистерге беріледі: Тильда сайт құрастырушысы және Telegram мессенджері. Сайтқа кіру статистикасын Google мен Яндекс өңдейді (6-тармақ). Деректерді сатпаймыз және жарияламаймыз.
6. Cookie және кіру статистикасы. Сайт cookie файлдарын және Google Analytics пен Яндекс Метрика статистика сервистерін пайдаланады. Олар кіру туралы мәліметтерді жинайды: қандай беттер ашылғаны және оларда қанша уақыт болғаны, қандай құрылғы мен браузер пайдаланылғаны, шамамен қай қаладан (IP-мекенжай бойынша) және қайдан келгені. Яндекс Метрика беттегі әрекеттерді де жазады: айналдыру мен басу. Бұл мәліметтерді қандай беттер пайдалы екенін түсіну және сайтты жақсарту үшін қолданамыз; олар арқылы сіздің кім екеніңізді анықтамаймыз. Google мен Яндекс бұл деректерді өз ережелері бойынша өңдейді және Қазақстаннан тыс серверлерде сақтауы мүмкін. Cookie файлдарын браузер баптауларында өшіруге болады — сайт жұмысын жалғастырады.
7. Сіздің құқықтарыңыз. Бізде сіз туралы қандай деректер бар екенін біліп, оларды түзетуді немесе жоюды сұрай аласыз: office@roimedia.kz поштасына жазыңыз немесе +7 771 071 88 74 нөміріне қоңырау шалыңыз.
8. Келісім. Өтінім қалдыру арқылы сіз нысандағы деректерді осы шарттарда өңдеуге келісесіз. Сайтты пайдалану арқылы сіз 6-тармақта сипатталған cookie файлдары мен статистика сервистерін пайдалануға келісесіз. Деректер «Дербес деректер және оларды қорғау туралы» Қазақстан Республикасының Заңына сәйкес өңделеді.
Күні: 2026 жылғы 25 қазан.